مقدمه

تجربیات حاصل از برگزاری جشنواره سراسری مطبوعات (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی )، جشنواره مطبوعات کودک و نوجوان، جشنواره نشریات دانشجویی و ... موجبات پیدایش نگاه هایی جدید و اندیشه های نوین را نسبت به این حرکت فراهم آورد. آنچه هم اکنون به عنوان نیاز جشنواره « نشریات درون سازمانی » مطرح است، این است که تعریفی هر چه روشن تر و صریح تر از مفهموم «نشریه درون سازمانی » ارایه شود تا اجرای برنامه ها و فعالیتهای جشنواره به گونه ای هدفمند تحقق پذیرد.

اهداف

جشنواره « نشریات درون سازمانی » با این امید اعلام وجود می کند که شرایطی فراهم آورد تا ارزیابی مشخصی از کارنامه وضعیت کنونی این گونه نشریات رقم خورد، نمونه های برتر معرفی و الگو شوند، رقابتی جدی برای ارتقای سطح کیفی نشریات به وجود آید و نشریات درون سازمانی با قانون و اساسنامه خود بیشتر آشنا شوند و این قانون در بوته نقد و بررسی قرار گیرد.

یکی از مهمترین اهداف این جشنواره گسترش فرهنگ نشر درون سازمانی است. نیاز به نشریه، نیازی واقعی است که باید به تدریج جزء نیازهای ضروری سازمان ها قرار گیرد. برگزاری جشنواره می تواند کمک شایانی به تحقق این امر کند. همچنین برگزاری جشنواره، بهترین راه جلب توجه مردم و مخاطبان سازمان ها نسبت به این گونه نشریات و دستگاههای ذیربط است، چرا که اقشار جامعه ضمن آشنایی مستقیم و بی واسطه با نشریات، با نحوه کار آنها نیز آشنا می شوند.

ایجاد فضایی برای برقراری ارتباط و گفتگو بین نشریات درون سازمانی، از دیگر جنبه های مثبت جشنواره است. در حقیقت، این جشنواره بهترین فرصت است تا متولیان نشریات درون سازمانی پیوند صنفی بین خود را محکم کنند و ضمن استفاده از تجربیات کاری یکدیگر و شناخت عوامل رشد و شکوفایی نشریات، بر غنای مطالب نشریات خودبیفزایند و موجودیت شغلی خود را تثبیت کنند.

انتخاب آثار برتر نیز اقدامی مثبت است. در تاریخ مطبوعات کشورتا کنون اقدام شایسته و مفیدی در جهت ارج نهادن به تلاش دست اندکاران این گونه نشریات صورت نگرفته است و کسانی که به نحوی با این نشریات سر و کار دارند، پاداش زحمت های خود را چنان که باید نگرفته اند. بدیهی است که انتخاب بهترین ها، ضمن ارج نهادن به زحمات این قشر، باعث ایجاد رقابتی سازنده و صحیح در این عرصه خواهد شد.

فعالیت های اساسی

فعالیت های اصلی جشنواره در سه بخش ذیل انجام خواهد گرفت:

1)    نمایشگاه جنبی

آثار مربوط به کلیه « نشریات داخلی» روابط عمومی های کشور که درموعد مقرر جهت شرکت در جشنواره ثبت نام کرده باشند در نمایشگاه جنبی در محل برگزاری جشنواره درغرفه های اختصاصی به نمایش گذاشته خواهند شد. این فعالیتها به منظور تبادل تجربیات، آموزش و جلب افکارعمومی نسبت به موضوع جشنواره و ایجاد تحرک و نشاط بیشتر متولیان و دست اندکاران با نشریات روابط عمومی انجام می شود. در کنار این نمایشگاه، نمایشگاهی از نمونه فعالیتهای برتر روابط عمومی سازمان های فعال شرکت کننده و آثار منتخب جشنواره روابط عمومی برتر « جشنواره برترین های روابط عمومی » بر پا خواهد شد.

کمیته های اجرایی جشنواره

کمیته های اجرایی جشنواره مسئولیت اجرای مصوبات جشنواره را به عهده خواهند داشت و از کمیته های ذیل تشکیل می شوند:

1-    روابط عمومی و تبلیغات

 معرفی جشنواره، هماهنگی با نهادهای ذیربط ، اخذ نظرات و دیدگاههای عمومی نسبت به جشنواره و ... از عمده ترین فعالیتهای روابط عمومی جشنواره خواهد بود. در عین حال روابط عمومی جشنواره در بخش ذیل فعالیت خواهد کرد.

·        تشکیل ستاد خبری جشنواره

·        پاسخگویی به مخاطبان جشنواره و رسانه های گروهی

·        تهیه بولتن و گزارش و انجام افکار سنجی

از وظایف کمیته روابط عمومی، انتشارات و سمعی بصری و تبلیغات است. انتشار ویژه نامه جشنواره که همزمان با مراسم پایانی جشنواره انجام خواهد شد می تواند در امر مستند سازی و ماندگاری نتایج جشنواره اثری مطلوب داشته باشد. به همین منظور گروهی مشتمل بر: مدیر مسئول، مدیر داخلی، سردبیر، هیات تحریریه و گروه فنی عهده دار انتشار شماره های مسلسل ویژه نامه مذکور خواهند بود. این ویژه نامه به منظور انعکاس دیدگاهها، اخبار، گزارش ها و هرگونه اطلاع رسانی درباره جشنواره منتشر خواهد شد و طی روزهای برگزاری جشنواره با انتشارروزانه، ضمن درج مقالات، گزارش ها، اخبار و رویدادها و مصاحبه ها و ... به درج آخرین اطلاعات و اخبار از برگزاری جشنواره خواهد پرداخت.

·        تهیه کارت دعوت، تقدیر نامه، بروشور، کارت شناسایی و سایر امور انتشاراتی مرتبط

·        اجرای تبلیغات مناسب جشنواره مانند (درج آگهی و اطلاعیه، تهیه پوستر جشنواره، ارائه مقالات تحلیلی در زمینه جشنواره و هماهنگی با دانشگههای دارای رشته های مرتبط ، دفاتر نشریات درون سازمانی و ادارات دولتی و غیر دولتی برای انجام تبلیغات مورد نظر)

·        تهیه نشریه نهایی جشنواره

2-    کمیته اداری مالی

 با توجه به وسعت کار جشنواره و پیش بینی برگزاری جشنواره با فعالیتها ی پیرامون آن در مدت سه روز، پشتیبانی مالی و تدارکاتی از جشنواره از امور مهمی است که باید با برنامه ریزی لازم به خوبی مورد توجه قرار گیرد در این بخش فعالیتهای ذیل انجام خواهد شد.

·        برآورد امکانات مورد نیاز بخش های مختلف جشنواره

·        انجام مسائل مربوط به امور مالی و هزینه ها

·        عقد قراردادهای لازم در خصوص مکان جشنواره، نمایشگاه، تجهیزات مورد نیاز و ...

·        صدور ابلاغهای مالی و یا تنظیم قرارداد با نیروی اجرایی جشنواره

3-    کمیته تدارکات  و پشتیبانی

 · پیش بینی نحوه پذیرایی و اسکان میهمانان ویژه

·        تهیه اقلام و امکانات ارتباطی مانند تلفن، نمابر و کپی