دقت در اهداف روابط عمومي، به خوبي روشن ميسازد كه توفيق اين واحد حتي در وظايف برونسازماني، موكول به موفقيت آن در بعد درون سازمان است. چرا كه اگر روابط عمومي با توفيق كاملوظايف برون سازماني خود را انجام دهد، در حالي كه در داخل سازمان، وظايف مربوط به آن معطلمانده باشد، موفقيت هاي بيروني زير سئوال مي رود و چه بسا افرادي كه در بيرون از سازمان به نظرمثبتي درباره سازمان رسيدهاند، در تعامل با اعضاي سازمان ، به خلاف عقيده خود برسند كه بي ترديد،پايداري را بر جاي خواهد گذاشت.
افزون بر آن، اگر ارتباطات درون سازماني، نابسامان و رها شده باشد، چه بسا موجب نارضايتيكاركنان شده و آنان را از مسير همكاري لازم و مطلوب براي توفيق سازمان دور سازد.
بنابراين، اهميت روابط داخلي يا آن بخش از وظايف روابط عمومي كه به درون سازمان مربوط مي شود،كمتر از وظايف برون سازماني روابط عمومي نبوده، وچه بسا در بعضي از مقاطع، با اهميت ترهم باشدلذا، در اين بخش ، سعي مي شود وظايف روابط عمومي داخلي ، به طور خلاصه عنوان شود.
1 ـ 7 ـ 1 ـ انتشار نشريه داخلي
اطلاع رساني در مورد عملكرد سازمان، معرفي سازمان به كاركنان، پاسخ به پرسش هاي كاركنان ،معرفي كاركنان نمونه و خلاق ، تقويت انسجام و ارتباطات درون سازماني ، ارتقاي آگاهيهاي كاركنان وحتي آموزش كاركنان، از طريق نشريه داخلي ممكن است. بنابراين، راهاندازي نشريه داخلي به صورتروزانه، هفتگي، دو هفته نامه يا دستكم به صورت ماهنامه براي روابط عمومي، يك ضرورت محسوبمي شود. با اين وصف، بايستي توجه داشت كه نشريه براي كاركنان منتشر مي شود، نه مديريت ، پسعناوين و مطالب آن بايستي بر اساس نيازهاي اطلاعاتي كاركنان تهيه شود.
1 ـ 7 ـ 2 ـ >بولتن برد< يا >لوحه اخبار<
منظور از >بولتن برد< يا >لوحه اخبار<، تابلو يا تخته اي است كه معمولا از طرف روابط عمومي درنقاط پر رفت و آمد سازمان كه داراي ديد مناسب نيز باشد ، نصب مي شود و در روي آن مطالب موردنظر براي مطالعه كاركنان قرارداده ميشود.
1 ـ 7 ـ 3 ـ سازماندهي دريافت پيشنهادها
دسترسي به پيشنهادهاي كاركنان مي تواند سازمان را از پشتوانه فكري قوي و انبوه بهره مند سازد. از آثارچنين اقدامي ، تقويت حس مشاركت و احترام به خود در كاركنان است.
براي سازماندهي دريافت پيشنهادهاي كاركنان، راهاندازي كميته مركزي و اجرايي ويژه اين كار برايدريافت منظم و مستمر پيشنهادها، ارزيابي پيشنهادها در گروههاي كارشناسي راهاندازي شده براي اينمنظور، پيگيري اجراي پيشنهادهاي مورد قبول و تقدير از پيشنهاد دهندگان ضروري است. در ضمنروابط عمومي ميتواند در پايان سال كتاب پيشنهادهاي كاركنان را منتشر سازد و با برگزاري مراسمي بهچند تا از پيشنهادهاي مهم و مؤثر با حضور خانواده پيشنهاد دهندگان، هداياي ويژهاي تقديم كند. اينروش، يكي از شيوه هاي مهم در مديريت مشاركتي محسوب مي شود و گوياي اهميت و كاركرد شايانتوجه روابط عمومي در بحث مشاركتي است.
1 ـ 7 ـ 4 ـ مشاركت در غم و شادي كاركنان
روابط عمومي در داخل سازمان بايد سعي كند تا به نحو ممكن حضور خود را به هر يك از كاركنان نشاندهد. افزون بر موارد استثنايي كه روابط عمومي ميتواند بر اساس ماهيت خاص خود به كاركنان كمككند، ارسال پيامهاي تبريك و تسليت در مواقع مقتضي، ميتواند نمونه هايي از مشاركت روابط عموميدر غم و شادي كاركنان باشد. كه اين كارها خود موجب ايجاد و يا تقويت حس همكاري كاركنان با روابطعمومي است.
1 ـ 7 ـ 5 ـ برگزاري مراسم
برگزاري مراسم ويژه در مناسبت هاي خاص، از وظايف مهم روابط عمومي داخلي است. اينمناسبتها ميتواند در مورد مناسبت ويژه سازماني مثل سالروز تشكيل آن و يا مناسبت هاي مهممذهبي و ملي باشد. اين مراسم علاوه بر گراميداشت مناسبت ها، آگاهي هاي كاركنان را در اين مواردارتقاء داده و به نحو مختلف ميتوان از آنها براي بهرهوري سازمان استفاده كرد.
1 ـ 7 ـ 6 ـ اطلاع رساني به مسئولان
وظيفه اطلاع رساني در روابط عمومي صرفٹ انعكاس عملكرد و برنامه هاي سازمان به مردم نيست. دربعد >اطلاعرساني< تهيه اطلاعات مورد نياز مسئولان نيز جايگاه ويژهاي دارد. از امور معمول در روابطعمومي در اين بعد تهيه >بريده جرايد< و >خبرنامه ويدئويي< است.
در >بريده جرايد< اخبار و مطالب مربوط به سازمان، دستگاههاي رقيب و مهمترين اخبار روز كشور، ازنشريات بريده شده و بعد از صفحه بندي و تنظيم به مسئولان ارسال ميشود. درباره اطلاعاتي كه ازطريق راديو و تلويزيون منعكس ميشوند، روابط عمومي ميتواند ضمن ضبط ويديوئي برنامههايمربوط به سازمان، آن را به صورت كوتاه تهيه كرده و به صورت >خبرنامه ويديوئي< در اختيار مسئولان وكاركنان قرار دهد.
1 ـ 7 ـ 7 ـ اطلاع رساني به كاركنان
اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميتتر از اطلاعرساني به مسئولان نيست. از شيوههايمهم در اطلاعرساني به كاركنان ميتوان راه اندازي قفسههاي اطلاعاتي، راهاندازي ويترينها، برنامههايبازديد كاركنان از پروژهها، شاخص سازمان و برنامه بازديد تفريحي را نام برد.
1 ـ 7 ـ 8 ـ سنجش افكار عمومي
سنجش افكار عمومي از مهمترين وظايف روابط عمومي داخلي است به گونهاي كه امروزه اساستصميمگيريهاي درون سازماني بر نتايج افكار عمومي استوار است.
موضوعاتي از قبيل ميزان رضايت يا عدم رضايت كاركنان از خدمات رفاهي مؤسسه ، نحوه نگرشكاركنان نسبت به مسئولان، سنجش ميزان همبستگي اهداف كاركنان با اهداف سازمان و مانند آن اگربخوبي روشن شوند ميتوانند اطلاعات مفيدي را براي حركت روان چرخ سازمان در درون، در اختيارمديريت قرار دهند.
1 ـ 7 ـ 9 ـ نصب تابلو اعلانات
با نصب اطلاعيهها، بيانات و تصوير اخبار مهم سازمان يا عكسهاي طرح ها در تابلواعلانات ، مي توانكاركنان را در جريان امور سازمان قرار داد. رعايت اصل اختصار در مطالب و تعويض به موقع محتوياتتابلو، ضروري است. بايستي دقت شود كه تابلو اعلانات در محلهاي پر عبور و مرور سازمان نصب شود.
1 ـ 7 ـ 10 ـ ترتيب دادن جلسات عمومي
از راههاي نزديكي كاركنان مديريت و ايجاد همدلي بين اين دو ، ترتيب دادن جلسات ملاقات عموميكاركنان با مسئولان مؤسسه است. در اين جلسات مسئولان ، وظايف مربوط به خود را توضيح ميدهندو در پايان به پرسشهاي كراكنان، پاسخ داده مي شود. هدف عمده از اين اقدام ، تنوير افكار عموميدرون سازماني ، آشنايي بيشتر كاركنان با امور جاري سازمان و تقويت وحدت اعضاي سازمان است.
ارزيابي تاثيرات اين گونه جلسات در افكار عمومي كاركنان، نشانگر اثر بخشي بسيار زياد آن در جلبرضايت كاركنان و ارتقاي ميزان رضايت شغلي آنان است.
1 ـ 7 ـ 11 ـ راه اندازي روزنامه ديواري كاركنان
يكي از راههاي واداشتن كاركنان به نوشتن و مشاركت در توليد اطلاعات هنري ، راهاندازي >روزنامهديواري< است. براي اين منظور بايد تابلوي مناسبي در نظر گرفت و آن را به قسمتهاي مختلف تقسيمكرد. سپس مسئول روزنامه ديواري ، اول وقت هر روز ، پس از دريافت مطالب مختلف از كاكنان، آنها راگزينش و پردازش كرده و به نام ارائه دهنده در روزنامه ديواري نصب ميكند. براي مثال ، عناويني مانند>پيشنهاد براي بهبود امور جاري سازمان< و يا اظهار نظر در مورد >مهمترين وظيفه جامعه< ميتوانند دررشد فكري كاركنان مؤثر واقع شوند.
توصيه مي شود، در پايان هر ماه ضمن تقدير كتبي از كليه افرادي كه به روزنامه ديواري ، مطلب داده اند،نويسندگان مطالب برتر را در روزنامه ديواري معرفي كرده و جوايزي به آنان اعطا شود.
1 ـ 7 ـ 12 ـ تهيه متون سخنراني
تهيه متن سخنراني مسئولان براي ايراد در مجامع عمومي بايستي با مديرت روابط عمومي صورتگيرد. از دلايل عمده اين اقدام، آشنايي روابط عمومي با موضوعات و مسائل مورد توجه افكار عموميو توانمندي در تهيه متني است كه بيشترين آثار ارتباطي را در پي داشته باشد.
1 ـ 7 ـ 13 ـ تقويت فرهنگ مذهبي و ملي
روابط عمومي، بعنوان نخستين و مهمترين دستگاهي كه با كاركنان سروكار دارد، بايد براي ارتقايفرهنگي آنان وظايف خاصي را انجام دهد. هرچند اين وظايف در قالب ساير وظايف از جمله نشريهداخلي و روزنامه ديواري نيز تحقق مييابد، ولي بايد فردي مشخص در روابط عمومي، اين وظايف راطبق برنامه و با اهداف مشخص دنبال كند. براي مثال، داشتن برنامه هاي خاص در مناسبتهاي مهممذهبي و ملي و انتشار ويژهنامه درباره هر يك از آنها توصيه ميشود. بايد در پس اين فعاليتها، اهدافيهمچون تقويت فرهنگ كار، رشد وجدان كاري، انضباط اجتماعي و مالي، اعتلاي شخصيت انساني و ...با شيوه هاي علمي خاص پيگيري شود.
1 ـ 7 ـ 14 ـ مشاوره مديريت
ارائه مشاوره به مديريت، از وظايف مهم روابط عمومي نوين محسوب مي شود. در اين نقش روابطعمومي حلقه واسط ارتباطي بين مديريت و مخاطبان سازمان است و اين كار خلاء فقدان شريانارتباطي بين مديريت و مخاطبان سازمان را رفع ميكند.
در اين خصوص روباط عمومي ، اطلاعات به دست آمده از اشخاص و گروههاي مهم را به مديريتمنتقل مي كند تا مديريت به هنگام تعيين خطمشي از آنها به عنوان منبع و مدخل بهرهبرداري كند، به اينترتيب روابط عمومي، به عنوان بازوي مديريت براي اخذ تصميمات و فعاليتهاي آتي سازمان ايفاء نقشمي كند.
1 ـ 7 ـ 15 ـ پيگيري ويژه براي رفع مشكلات كاركنان
يكي از اقداماتي كه روابط عمومي ميتواند براي كمك به كاركنان انجام دهد، انجام پيگيري ويژهبراي رفع بعضي از مشكلات ويژه و اضطراري كاركنان است. اين اقدام براي جلب رضايت عموميكاركنان و ايجاد حسن ارتباط درون سازماني، بسيار مؤثر است.
